Les signes d'une réunion inefficace
- On ne sait pas pourquoi on est là.
- On refait le point de la dernière fois.
- Le sujet dérive, et la réunion dépasse.
- On se quitte sans savoir qui fait quoi.
- À la réunion suivante, on rediscute la même chose.
Les cinq règles d'une réunion utile
- Un objectif : décider, informer ou réfléchir. Une réunion qui veut tout faire ne fait rien.
- Un ordre du jour, envoyé avant, avec ce qu'on attend sur chaque sujet.
- Les bonnes personnes, et seulement elles. Les autres liront les décisions.
- Une décision par sujet, ou une action pour la prendre : on ne quitte pas un sujet sans savoir ce qui se passe ensuite.
- Une trace écrite : les décisions et les actions, avec un responsable et une date, visibles par ceux qu'elles concernent.
Les rituels qui suffisent en PME
| Rituel | Durée | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Point hebdomadaire | 15 à 30 min | Ce qui avance, ce qui bloque, les priorités de la semaine |
| Revue mensuelle | 1 h | Les objectifs, les décisions en attente |
| Bilan trimestriel | Une demi-journée | Le cap, les priorités du trimestre suivant |
Ces rituels gagnent à être écrits comme des processus : qui y participe, ce qu'on y traite, ce qu'on en sort. Voir formaliser ses processus.
Ce qui se passe après compte plus que la réunion
Une réunion n'est utile que par ce qu'elle déclenche. Les actions décidées doivent être suivies, relancées, et revues à la réunion suivante. Sans ce suivi, même une réunion bien menée retombe.
Un test simple. Demande à chacun, à la fin, de dire en une phrase ce qu'il fait d'ici la prochaine fois. Si quelqu'un ne sait pas, la réunion n'est pas finie.
Voir aussi le manque de communication et les 10 problèmes d'un dirigeant avec son équipe.